Le cadre de classement

Le cadre de classement des archives, à la fois chronologique et thématique, a été institué dès 1841, et est identique dans tous les services d’archives départementaux de France.

Une organisation par « séries »

Un fonds d’archives correspond à un ensemble de documents produits ou reçus par un organisme donné. Chacun de ces fonds est réparti dans des « séries » ordonnées d’abord chronologiquement suivant les grandes périodes de l’histoire :

• les séries anciennes : archives antérieures à 1790
• les séries révolutionnaires : de 1790 à  1800
• les séries modernes : de 1800 à 1940
• la série contemporaine : de 1940 à nos jours

Cependant, certaines séries sont transversales, c'est à dire qu'elles ne se limitent pas à une période chronologique donnée. C’est le cas par exemple des fonds de l’état civil, des fonds notariaux, des fonds des hôpitaux ou des établissements publics, des fonds des archives communales déposées, des archives privées ou des fonds iconographiques et audiovisuels.
Chacune de ces séries (identifiée par une lettre de l’alphabet) – qu’elles soient chronologiques ou transversales – sont ensuite organisées par thèmes et sous-thèmes, correspondant aux différentes activités des organismes producteurs.

La cote, identifiant unique

La cote est l’identifiant unique de chaque document conservé aux Archives départementales. C’est l’outil essentiel pour permettre d’identifier, repérer et localiser chaque document.

Un fonds d’archives est composé d’articles qui peuvent être des registres, des liasses de documents ou même des pièces isolées suivant le niveau de description choisi pour le fonds. Chaque article reçoit alors une cote unique correspondant à SA situation dans le cadre de classement des fonds.

La cote, référence alphanumérique, reprend des indications précisant la série d’archives adéquate et l’article concernés au sein de cette série.

Exemple : un lecteur qui souhaite consulter le cahier de doléances de Neuvy-en-Mauges pourra demander le document référencé 1 B 61. La sous-série 1 B rassemble l’ensemble des documents du présidial d’Angers. Le nombre 61 correspond au numéro d’ordre du dossier dans la sous-série 1 B.

La cote se compose donc le plus souvent de trois éléments :

• le chiffre de la sous-série
• la lettre de la série
• le numéro d’ordre de l’article

Les inventaires

Les inventaires réalisés par les archivistes sont des descriptifs qui permettent aux lecteurs de prendre connaissance du contenu des fonds d’archives, en donnant une analyse des dossiers par série ou sous-série et en indiquant les cotes correspondantes.

Imprimés au départ sur support papier, nombre des inventaires sont désormais numérisés et interrogeables via le moteur de recherche accessible en salle de lecture et sur internet. CE nouvel outil permet ainsi d’effectuer des recherches thématiques et de croiser les résultats des recherches effectuées sur plusieurs fonds d’archives simultanément.

Le vocabulaire archivistique

Petit glossaire de termes archivistiques, extraits de l’Abrégé d’archivistique publié par l’association des archivistes français, 2007.

Action culturelle

Activités d’un service d’archives destinées à faire connaître au public l’existence et l’intérêt scientifique ou artistique des fonds et collections qu’il conserve et à les mettre ainsi en valeur par le biais d’expositions, de conférences, de publications, de visites, etc.

Action éducative

Activités d’un service d’archives destinées à sensibiliser le public scolaire aux archives par le biais d’expositions, de recueils, d’ateliers, de classes d’archives, de travaux sur documents et de visites réalisées dans le cadre de son service éducatif.

Archives

Documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité. Le mot archives est couramment employé dans le sens restrictif de documents ayant fait l’objet d’un archivage, par opposition aux archives courantes.

Article

Ensemble de pièces de même provenance, se rapportant à un même objet ou à une même affaire et dont l’importance matérielle n’excède pas la capacité d’une unité matérielle de conditionnement. L’article constitue tout à la fois l’unité (intellectuelle) de description et l’unité (matérielle) pour la cotation, le rangement et la communication des documents d’archives.

Base de données documentaire

Outil de structuration de l’information dont le modèle général est une fiche ou une notice constituée d’une collection de champs. les bases de données documentaires permettent de faire des recherches, des tris, différents affichages à partir des données structurées.

Cadre de classement

Plan directeur préétabli qui fixe, au sein d’un service d’archives, la répartition des fonds et collections entre de grandes divisions et subdivisions, appelées séries et sous-séries.

Classement

Collecte

Une des missions fondamentales d’un service d’archives, consistant à recueillir et à rechercher auprès des producteurs de documents, publics ou privés, des versements, des dépôts ou des dons, et aussi des documents à acheter.

Collection

Réunion artificielle de documents en fonction de critères communs liés à leur contenu ou à leur support et dont la juxtaposition est le fruit de la volonté ou du hasard.

Communicabilité

Qualité d’un document ou d’un fonds d’archives que son régime juridique rend accessible au public.

Communication

Une des missions fondamentales d’un service d’archives, consistant à mettre les archives, en fonction de leur communicabilité et de leur état matériel de conservation, à disposition du public et des administrations, soit sur place dans la salle de lecture, soit avec déplacement, soit à distance. Se dit aussi de l’action matérielle consistant à communiquer les documents.

Conditionnement

Opération destinée à protéger matériellement des documents d’archives à l’aide de chemises, de sous-chemises, de boîtes, de papier d’empaquetage, de sangles, de tubes, de pochettes, de portefeuilles, etc.

Conservation matérielle

Une des fonctions fondamentales d’un service d’archives consistant à garder physiquement les documents qui lui sont confiés.

Cote

Ensemble de symboles (lettres, chiffres, signes) identifiant chaque article d’un service d’archives et correspondant à SA place dans le cadre de classement ou à son adresse dans les magasins.

Dématérialisation

Transformation de documents papier en traitement numérique.

Dérogation

Autorisation administrative exceptionnelle et individuelle nominative de consulter des documents d’archives publiques conservés dans un service d’archives public, avant l’expiration de leur délai de communicabilité.

Document administratif

Document défini par la législation – à l’exclusion des documents judiciaires – comme produit ou reçu par une administration ou un organisme public ou chargé d’une mission de service public. Terme générique pour désigner tout document produit par une administration.

Document d’archives

Ensemble constitué d’un support et de l’information qu’il porte, utilisable comme preuve ou à des fins de consultation.

Donnée

Terme utilisé, en particulier en informatique, pour désigner une information.

Dossier

Ensemble de documents constitués soit organiquement par le producteur d’archives pour la conduite ou le traitement d’une affaire, soit par regroupement logique lors du classement dans le service d’archives.

Élimination

Procédure réglementée qui consiste à soustraire un dossier ou un ensemble de dossiers du versement auquel il appartient, ou bien encore à soustraire des documents du dossier auquel ils appartiennent, car ils sont dépourvus d’utilité administrative et d’intérêt historique.

Fonds

Ensemble des documents de toute nature constitué de façon organique par un producteur dans l’exercice de ses activités et en fonction de ses attributions. Cette notion s’oppose à celle de collection.

Instrument de recherche

Outil papier ou informatisé énumérant ou décrivant un ensemble de documents d’archives de manière à les faire connaître aux lecteurs.

Magasin

Local d’un bâtiment d’archives destiné à la conservation des documents.

Mètre linéaire

Unité de mesure des archives correspondant à la quantité de documents rangés sur une tablette d'un mètre de longueur.

Numérisation

Opération qui consiste à obtenir un artefact numérique à partir d'un document physique. Cette opération fournit un document image que l'on peut traiter à l'aide d'outils informatiques.

Pièce

Plus petite unité de description, indivisible à la fois matériellement et intellectuellement (feuillet simple ou double, plusieurs feuillets agrafés, cahier, registre…).

Plan de classement

Système qui fixe l'organisation des archives courantes et intermédiaires en usage dans les bureaux, permettant de les ranger, de les classer et de les retrouver.
Ordre dans lequel les archives définitives d'un fonds, d'une série ou d'un versement ont été classées et ordonnées dans un service d'archives. À CE pas confondre avec cadre de classement.

Préarchivage

Gestion des archives intermédiaires jusqu'à l'expiration de leur délai d'utilité administrative, induisant à terme leur tri, leur élimination ou leur conservation définitive.

Producteur

Personne physique ou morale, publique ou privée, qui a produit, reçu et conservé des archives dans l'exercice de son activité.

Restauration

Ensemble des techniques employées pour remettre en état, renforcer les documents fragilisés ou endommagés et ralentir leur dégradation.

Série

Division primaire d'un cadre de classement, généralement désignée par une lettre ou plusieurs lettres de l'alphabet, appelée(s) "lettre(s) de série" qui ser(ven)t à la cotation des articles qui la composent. La série, qu'il ne faut pas confondre avec la série organique, correspond soit à un fonds, soit à une partie de fonds ou à un regroupement de fonds, soit encore à une tranche chronologique.

Sort / traitement final (des documents)

Destination d'un document ou d'un ensemble de documents à l'expiration de SA durée d'utilité administrative proposée dans un tableau d'archivage : élimination, tri ou conservation définitive.

Support

Matière (papyrus, parchemin, papier, film, bande magnétique…) sur laquelle sont fixées des informations écrites sonores ou visuelles pour constituer et/ou conserver un document.

Tri

Opération consistant à séparer, aux termes d'une évaluation, dans un ensemble de documents, ceux qui doivent être conservés en raison de leur intérêt historique ou patrimonial de ceux qui sont voués à l'élimination.

Versement

Opération matérielle et intellectuelle par laquelle la responsabilité de la conservation d'archives passe de l'administration à un service de préarchivage ou à un service d'archives, ou bien d'un service de préarchivage à un service d'archives. CE terme désigne aussi, par extension, les documents ainsi transférés.