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La cote, identifiant unique

La cote est l’identifiant unique de chaque document conservé aux Archives départementales. C’est l’outil essentiel pour permettre d’identifier, repérer et localiser chaque document.

Un fonds d’archives est composé d’articles qui peuvent être des registres, des liasses de documents ou même des pièces isolées suivant le niveau de description choisi pour le fonds. Chaque article reçoit alors une cote unique correspondant à SA situation dans le cadre de classement des fonds.

La cote, référence alphanumérique, reprend des indications précisant la série d’archives adéquate et l’article concernés au sein de cette série.

Exemple : un lecteur qui souhaite consulter les listes nominatives du recensement de population de Briollay pourra demander le document référencé 6 M 18. La sous-série 6 M rassemble l’ensemble des documents traitant de la population, des affaires économiques et statistiques de la période 1800-1940. Le nombre 18 correspond au numéro d’ordre du dossier dans la sous-série 6 M.

La cote se compose donc le plus souvent de trois éléments :

  • le chiffre de la sous-série
  • la lettre de la série
  • le numéro d’ordre de l’article.

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