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Comment gérer ses archives au quotidien ?

La gestion des archives n’est pas complexe. Il suffit de s’en occuper régulièrement, et de respecter quelques règles simples…

Conseil 1 – Ouvrir un dossier pour chaque affaire traitée.

Le dossier est l’instrument de base de l’action administrative. Il rassemble tous les documents relatifs à une même affaire. Chacun est responsable de la bonne tenue de ses dossiers.

Conseil 2 – Ne pas mêler documentation et archives.

Les revues et la documentation non produits par le service sont éliminables sans contrôle des Archives départementales. En revanche, les documents d’archives propres à l’activité du service sont des documents originaux, soumis de fait à des règles précises de traitement.

Conseil 3 – Maintenir l’ordre intérieur des dossiers.

Classer chronologiquement les pièces, rapprocher les documents qui vont ensemble (exemple : une lettre et sa réponse).

Conseil 4 – Ne pas constituer des dossiers trop volumineux.

Les dossiers doivent se ranger dans une boîte de 10 à 15 centimètres maximum. Sinon, scinder le dossier en plusieurs unités et leur attribuer un numéro d'ordre. Si l'affaire est complexe, constituer des sous-dossiers portant chacun un sous-titre.

Conseil 5 : Identifier clairement le dossier.

Tout dossier doit être identifié au minimum par un intitulé précis et des dates de début et de fin. Ces informations constituent la véritable carte d’identité du dossier.

Conseil 6 : Clore le dossier en éliminant les papiers de corbeille.

A la clôture du  dossier, quand l’affaire est terminée, penser à éliminer les papiers corbeille qui sont inutiles : bordereaux d'envoi, doubles, brouillons, formulaires vierges...

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