Comment verser des documents ?

Quand certains documents ne vous sont plus utiles d’un point de vue administratif, et qu’ils ne peuvent être détruits parce qu’ils présentent un intérêt historique, ils doivent être versés aux Archives départementales. En tant que producteur des dossiers, vous conservez un droit d’accès privilégié aux documents versés. Procédons par étape.

Étape 1 – Préparer les documents à verser

a) Identifier les documents à verser selon les préconisations du tableau de gestion des archives de votre structure. En l’absence de tableau ou de circulaire de tri, contacter les Archives départementales (02 41 80 80 00) pour une visite préalable au versement.

b) Mettre en ordre intellectuellement et matériellement les dossiers : les regrouper par attribution du service, puis par affaire et suivant la logique de travail des personnes qui les traitent.

c) Ranger les dossiers en boîtes d’archives solides, de format standard

d) Numéroter les boîtes de 1 à l’infini, sans doublon.

Étape 2 – Préparer le bordereau de versement

a) Reporter chaque numéro de boîte dans le bordereau de versement en précisant, pour chacune d’elle, la description de son contenu et les années extrêmes des documents qu’elle renferme (année du plus ancien et du plus récent document).

b) Envoyer le bordereau de versement par mail à votre référent aux Archives départementales.

c) Après réception de l’accord de prise en charge, convenir d’une date de versement avec les Archives départementales.

Étape 3 – Transfert et prise en charge des boîtes

a) Le jour du versement, charger votre véhicule en commençant par le numéro de boîte le plus grand pour pouvoir présenter la boîte numéro 1 en premier lors de votre arrivée aux Archives départementales.

b) Réception, sous deux semaines, d’un courrier d’attestation de prise en charge de votre versement par les Archives départementales.

c) Réception de trois exemplaires papier du bordereau définitif fourni par les Archives départementales. Signer ces trois exemplaires et les retourner à votre référent.

d) Réception d’un exemplaire contresigné du bordereau définitif à conserver indéfiniment (les deux autres exemplaires sont conservés aux Archives départementales). Ce bordereau vous permettra de consulter facilement vos boîtes ensuite.

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