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Les Archives départementales à vos côtés

Les Archives départementales vous apportent une réponse personnalisée par courriel, par téléphone ou par des visites sur place.

Bénéficier d’un diagnostic de votre archivage sur simple demande

Les Archives départementales peuvent effectuer un diagnostic sur place à votre demande. Si un classement des archives est nécessaire, elles vous proposeront l'intervention d'un archiviste professionnel travaillant sous leur direction, employé temporairement par votre structure et rémunéré par vos soins. Elles accompagneront ensuite la mission d’archivage.

Bénéficier d’une mission de classement d’archives

Une fois le diagnostic établi, vous pouvez choisir de recruter un archiviste pour réaliser le récolement de vos archives, leur classement, préparer le versement des archives définitives et procéder aux éliminations réglementaires. Ce ou ces archivistes, sont employés temporairement directement par votre structure (vacation, contrat), mais les Archives départementales se chargent de l’ensemble du suivi scientifique et technique (conseils, préconisations et suivi de la mission).

Créer ou aménager des locaux de conservation (surface, implantation, équipement, mobilier…)

La question de la salle d'archives doit se poser dès l'élaboration du plan du bâtiment afin de déterminer la surface nécessaire à la conservation des documents. La résistance au sol doit être renforcée et des conditions climatiques précises respectées.

>> En savoir plus sur « comment bien conserver vos archives/locaux de conservation »

Restaurer un document d’archives

Il ne faut en aucun cas tenter de réparer par soi-même les registres et documents abîmés (adhésif, colle…) car cela risque de les fragiliser encore plus. Les Archives départementales peuvent vous adresser auprès de professionnels et vous aider dans la lecture des devis.

Former et sensibiliser à l’archivage

Les Archives départementales peuvent vous proposer des actions de formation et de sensibilisation à l’archivage appropriées à votre structure pour vous apporter des précisions sur le cadre réglementaire, la tenue des dossiers, les procédures d’archivage, etc.

Mettre en place un outil de gestion de vos archives

Pour vous permettre d’assurer un meilleur archivage en interne de vos dossiers, les Archives départementales vous aident à mettre en place un outil de gestion propre à votre service.

Appelé souvent « tableau de gestion », cet outil recense les différents types de documents produits ou reçus dans le cadre de vos activités. Il en fixe les délais de conservation (« durée d’utilité administrative ») et le sort final (élimination, tri, versement aux Archives départementales,…). Il facilite ainsi la rédaction des bordereaux de versements et des visas d’élimination. S’appuyant sur la réglementation en vigueur au niveau national, il est établi conjointement par l’archiviste et le service et doit être mis à jour au fur et à mesure des évolutions des missions, des attributions ou des procédures de ce dernier.

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