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Peut-on externaliser la conservation de ses archives ?

Vous manquez de place dans vos salles d’archives (ou sur vos espaces de stockage de données) et vous souhaitez confier la conservation de vos archives courantes et intermédiaires à un prestataire extérieur.

La loi vous y autorise dans les conditions suivantes :

  • Vous devez faire le choix d’un site de conservation agréé par le Service interministériel des archives de France.
  • Le dépôt auprès du prestataire d’externalisation fait l'objet d'un projet de contrat. Celui-ci est soumis pour avis au directeur des Archives départementales qui dispose d’un mois pour formuler ses observations. La signature du contrat définitif ne peut intervenir qu’à l’expiration de ce délai. Le directeur des Archives départementales est destinataire d’un exemplaire du contrat signé.
  • Les archives déposées font l’objet d’une déclaration de dépôt d'archives courantes et intermédiaires adressée par lettre recommandée au directeur des Archives départementales. Cette déclaration comporte les informations suivantes :
    1. le contexte, les objectifs, le calendrier et la durée prévisionnelle de l'opération ;
    2. la liste et les dates extrêmes des archives déposées ;
    3. le volume, le métrage linéaire ou le nombre des documents déposés.

Liens utiles vers réglementation SIAF :

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