Comment classer ses archives ?

Vos archives sont mal classées et vous souhaitez les remettre en ordre ? Plusieurs possibilités s’offrent à vous : procéder en interne au classement de vos archives, ou faire appel à un archiviste professionnel rémunéré par vos soins, travaillant sous la direction des Archives départementales. Dans ce cas, la première étape consiste en un diagnostic, réalisé à votre demande.

Bénéficier d’un diagnostic de votre archivage sur simple demande

Les Archives départementales peuvent effectuer un diagnostic sur place à votre demande. Si un classement des archives est nécessaire, elles vous proposeront l'intervention d'un archiviste professionnel travaillant sous leur direction, employé temporairement par votre structure et rémunéré par vos soins. Elles accompagneront ensuite la mission d’archivage.

Une équipe d’archivistes professionnels à votre service

Une équipe d’archivistes professionnels travaille en permanence dans les communes et groupements de communes du département. Ces archivistes sont employés temporairement et directement par la commune ou le groupement de communes (contrat à durée déterminée). Leur mission : réaliser le classement et l'inventaire (description détaillée) des documents, procéder aux éliminations réglementaires et former le personnel à la poursuite de l’archivage.

Les principes du classement

Les archives communales sont classées selon un cadre de classement national, qui les organise par grandes thématiques. Les archives intercommunales peuvent également être classées par thème. Le tri des documents (sélection des documents à conserver ou à éliminer) s’effectue en respect d’instructions de tri du Service interministériel des archives de France (SIAF), disponibles sur simple demande auprès des Archives départementales.

Poursuivre l’archivage à l’issue de la mission de classement

Une fois vos archives remises en ordre et décrites dans un inventaire, il importe de maintenir le classement mis en place. Pour ce faire, un archivage régulier, environ une fois par an, est indispensable. Il consiste à compléter l’inventaire réalisé par l’archiviste en y intégrant les nouveaux dossiers que vous souhaitez archiver, à bien conditionner ces dossiers avant de les ranger dans la salle d’archives, et à effectuer les éliminations réglementaires par l’intermédiaire d’un bordereau d’élimination. Les Archives départementales peuvent vous conseiller dans cette opération.

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