Comment déposer des documents ?

Afin d’assurer au mieux la préservation des archives communales, le code du patrimoine prescrit, pour les communes de moins de 2000 habitants, le dépôt aux Archives départementales des archives les plus anciennes.

Qui dépose ?

Pour les communes de moins de 2000 habitants, le dépôt est prescrit. Toutefois, « après déclaration auprès du représentant de l’État dans le département, la commune peut conserver elle-même ces documents » en mairie (code du patrimoine, art. L 212-11). Il convient d’adresser cette déclaration aux Archives départementales.

Pour les communes de plus de 2000 habitants, le dépôt est volontaire et nécessite une délibération du conseil municipal (code du patrimoine, art. L 212-12).

Quels sont les documents concernés par le dépôt ?

Le dépôt d’archives communales concerne « les archives de l'état civil ayant plus de cent cinquante ans de date, les plans et registres cadastraux ayant cessé d'être en service depuis au moins trente ans et les autres documents d'archives ayant plus de cent ans de date ».

Principes du dépôt

Le transfert des documents est à la charge de la commune.
La conservation et la communication des documents déposés s’effectue en salle de lecture des Archives départementales en respect des règles en vigueur pour les archives publiques. La commune demeure propriétaire de ses archives.

Étape 1 – Préparation du dépôt des documents

a) Solliciter par écrit le dépôt des archives.

b) Dresser la liste des documents à déposer, en accord avec les Archives départementales, et l’adresser par mail à votre référent.

c) Réceptionner trois exemplaires du contrat de dépôt et de la liste annexée des documents à déposer. Signer les trois exemplaires du contrat, parapher la liste, et retourner l’ensemble aux Archives départementales.

d) Convenir d’une date de dépôt avec les Archives départementales.

Étape 2 – Transfert et prise en charge des documents

a) Le jour du dépôt, charger votre véhicule en commençant par la dernière boîte du dépôt pour pouvoir présenter la première en premier lors de votre arrivée aux Archives départementales.

b) Réceptionner un exemplaire contresigné du contrat de dépôt et la liste annexée des documents déposés, à conserver indéfiniment (les deux autres exemplaires sont conservés par les Archives départementales).

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