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Notaire ou officier public

Comment verser des documents ?

Les notaires sont tenus de verser aux Archives départementales les minutes et répertoires après un délai de 75 ans. En tant que notaire, vous conserverez un droit d’accès aux dossiers versés. Procédons par étape.

Étape 1 – Préparer les documents à verser

a) Identifier les minutes et répertoires à verser. En cas de difficultés, contacter les Archives départementales (02 41 80 80 00) pour une visite préalable au versement.
b) Ranger les dossiers en boîtes d’archives solides, de format standard.
c) Numéroter les boîtes de 1 à l’infini, sans doublon.

Étape 2 – Préparer le bordereau de versement

a) Reporter chaque numéro de boîte dans le bordereau de versement en précisant, pour chacune d’elle, s’il s’agit de minutes ou de répertoires, ainsi que les dates extrêmes des documents qu’elle renferme (date du plus ancien et du plus récent document).
b) Envoyer le bordereau de versement par courriel à votre référent aux Archives départementales.
c) Après réception de l’accord de prise en charge, convenir d’une date de versement avec les Archives départementales.

Les minutes et répertoires d’une étude notariale ainsi que ceux qui ont pu lui être rattachés sont des archives publiques (art. L 211-4 du code du patrimoine). Les notaires sont tenus de verser leurs documents aux Archives départementales après un délai de 75 ans.

La conservation de vos minutes et répertoires par les Archives départementales vous permet de libérer des espaces de stockage dans votre étude (le transport des documents est à la charge de l’étude versante). Veillant à la bonne conservation des documents et procédant à leur éventuelle restauration, les Archives départementales se chargent également de communiquer directement les minutes et répertoires au public et aux études notariales.

Les Archives départementales sont à vos côtés pour toute question. Un référent est à votre disposition pour vous répondre.

Étape 3 – Transfert et prise en charge des boîtes

a) Le jour du versement, charger votre véhicule en commençant par le numéro de boîte le plus grand pour pouvoir présenter la boîte numéro 1 en premier lors de votre arrivée aux Archives départementales.
b) Sous deux semaines, vous recevrez un courrier d’attestation de prise en charge de votre versement par les Archives départementales.
c) Après traitement du fonds, nous vous ferons parvenir le répertoire définitif à conserver indéfiniment. Ce répertoire vous permettra de consulter facilement vos boîtes ensuite.

Comment prendre en compte les risques amiante ?

Définition et utilisation de l'amiante

L'amiante, matériau minéral naturel fibreux, a été largement utilisé, de la fin du XIXe siècle aux années 1990, dans de nombreux secteurs d'activité et plus particulièrement dans le domaine de la construction pour ses propriétés d'isolation thermique et phonique, de résistance mécanique et de protection contre l'incendie. On le retrouve notamment sous forme de flocage, de calorifugeage et de certains faux-plafonds, matériaux pouvant libérer des fibres d'amiante du seul fait de leur vieillissement.
L’amiante a également été intégré dans la composition de nombreux matériaux tels que plaques d'amiante-ciment, dalles de sol en vinyle-amiante, conduits, joints d'isolation… Pour ces matériaux, le risque de dispersion des fibres intervient notamment en cas d'usure ou à l'occasion d'interventions mettant en cause leur intégrité (perçage, ponçage, découpe, friction…)
En France, le flocage a été interdit en 1978, les usages de l'amiante ont été restreints progressivement, puis l'amiante a fait l'objet d'une interdiction générale au 1er janvier 1997.
Toutefois, il est toujours présent dans de très nombreux bâtiments construits avant cette date.

Les risques amiante dans les archives

Le risque d'exposition à l'amiante, dans l'exercice des missions relatives aux archives, est lié :

  • d'une part, aux immeubles bâtis, bâtiments ou locaux affectés à la conservation des archives ;
  • d'autre part, aux archives elles-mêmes qui y sont conservées.


a) Les immeubles bâtis

Le préalable à l'évaluation et à la prévention des risques d'amiante dans un bâtiment consiste dans le repérage et l'identification des matériaux et produits contenant de l'amiante (MCA) au regard de leur état de conservation notamment, éléments établis par des diagnostiqueurs professionnels. L’établissement d'un dossier technique amiante (DTA) et de sa fiche récapitulative est obligatoire pour tout bâtiment dont le permis de construire est antérieur au 1er juillet 1997.

b) Les documents d'archives

Les documents d'archives, cartons de conditionnement et archives elles-mêmes, conservés dans ces immeubles bâtis, peuvent avoir été contaminés par l'amiante lors de leur stockage dans un bâtiment contenant des matériaux amiantés dégradés ou suite à des travaux et/ou à des manipulations d'archives contaminées ayant entraîné la dispersion de fibres.

La prévention du risque amiante dans le cadre de l'exercice des missions relatives aux archives

Avant toute entrée, il revient au directeur des Archives départementales de s'assurer que les archives devant être versées sont dans un état sanitaire compatible avec les règles en vigueur en matière d'hygiène et de santé publique. Ainsi, il nous est nécessaire de nous renseigner sur les locaux ayant abrité ces fonds et prendre connaissance de la fiche récapitulative du dossier technique amiante du bâtiment dans lequel ils ont été conservés.
C’est pourquoi le bordereau de versement d'archives comporte désormais un volet incluant le risque d'exposition à l'amiante.


En cas de doute sur l’état sanitaire d’un fonds d’archives, les Archives départementales sont à votre disposition pour étudier avec vous les mesures à prendre.


Circulaire MCCC1519022C du 5 août 2015
Vademecum du SIAF
Modèle de bordereau

Comment accéder à ses archives après le versement ?

Une fois vos minutes et répertoires versés aux Archives départementales, vous en restez toujours propriétaire et pouvez à tout moment avoir accès à un acte. Quelle est la procédure à suivre ?

Faites votre demande de copie d’acte directement en ligne en précisant sa référence exacte à partir du répertoire qui vous aura été envoyé.

Que faire des dossiers de client ?

Les dossiers de clients et les pièces comptables d’une étude notariale ne sont pas des archives publiques. Ils peuvent néanmoins faire l’objet d’un don ou d’un dépôt aux Archives départementales.

Pour définir les modalités de ce transfert, vous pouvez prendre contact avec le responsable des archives privées aux Archives départementales.

>> Plus d’informations sur les dons et dépôts.

Formulaire de demande de recherche d'un acte notarié (pour les notaires)

Notaires

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